In welcher Sprache müssen Betriebsanleitung und CE-Dokumente herausgegeben werden?
Alles, was sich an Bediener, Instandhalter und Betreiber richtet, muss in einer Sprache vorliegen, die diese Personen leicht verstehen, festgelegt vom Mitgliedstaat, in dem die Maschine bereitgestellt wird, in der Praxis also dessen Amtssprache. Das gilt für Betriebsanleitung, Sicherheits- und Warnhinweise, Beschriftungen an der Maschine, HMI-Texte und die EU-Konformitätserklärung. Nicht sprachpflichtig sind die internen technischen Unterlagen und rein projektbezogene Dokumente zwischen Hersteller und Betreiber, diese dürfen englisch bleiben, wenn beide Seiten damit arbeiten.
Welche Sprache ist maßgeblich?
Maßgeblich ist nicht die Sprache des Herstellers, nicht die Konzernsprache und nicht die Sprache des Einkäufers, sondern die des Mitgliedstaats, in dem die Maschine bereitgestellt wird. Die Maschinenverordnung formuliert es als Anforderung an das Ergebnis: Die Informationen müssen von den Nutzern leicht verstanden werden können, und welche Sprache das ist, legt der jeweilige Mitgliedstaat fest. In Deutschland ist das Deutsch, in Frankreich Französisch, in Belgien je nach Region Niederländisch, Französisch oder Deutsch.
Daraus folgt der häufigste Irrtum in Projekten: Dass die Instandhalter des Betreibers gut Englisch sprechen, ändert nichts. Die Pflicht knüpft an das Land an, nicht an die Sprachkenntnisse einzelner Personen. Eine ausschließlich englische Betriebsanleitung für eine Maschine, die in Deutschland betrieben wird, ist ein Mangel, auch wenn niemand im Werk sie je vermisst hätte.
Liefern Sie in mehrere Länder, brauchen Sie jede dieser Sprachen. Die zusätzlichen Sprachfassungen gehören in die technische Akte.
Welches Dokument braucht welche Sprache?
| Dokument oder Information | Sprache | Warum |
|---|---|---|
| Betriebsanleitung | Amtssprache des Bestimmungslandes | Richtet sich an Bediener und Instandhalter beim Betreiber |
| Sicherheits- und Warnhinweise an der Maschine | Amtssprache des Bestimmungslandes | Muss im Gefahrenmoment ohne Nachschlagen verstanden werden |
| Beschriftung von Bedienelementen und HMI-Texte | Amtssprache des Bestimmungslandes | Teil der Informationen an der Maschine |
| EU-Konformitätserklärung | Vom Bestimmungsland verlangte Sprache | Begleitet die Maschine und richtet sich auch an die Marktüberwachung |
| Einbauerklärung und Montageanleitung | Vom Bestimmungsland verlangte bzw. mit dem Einbauer vereinbarte Sprache | Adressat ist der Hersteller der Gesamtmaschine |
| Anleitung für Instandhaltung durch herstellereigenes Fachpersonal | Sprache dieses Fachpersonals, auch Englisch | Ausnahme: Adressat ist nicht das Personal des Betreibers |
| Risikobeurteilung, Berechnungen, Prüfprotokolle | Frei, keine Vorgabe | Interne technische Unterlagen, kein Nutzerdokument |
| Schnittstellenbeschreibungen, FAT- und SAT-Protokolle, Lastenhefte | Frei vereinbar, üblich Englisch | Projektdokumente zwischen Fachleuten, keine Betriebsinformation |
| Datenblätter und Erklärungen zugekaufter Komponenten | Frei, wie vom Lieferanten geliefert | Bestandteil der technischen Akte |
Die Marktüberwachungsbehörde kann für die technischen Unterlagen eine Übersetzung in eine für sie verständliche Sprache verlangen. Frei heißt also nicht: dauerhaft unantastbar.
Wie entscheide ich bei einem einzelnen Dokument?
Originalbetriebsanleitung und Übersetzung
Jede Sprachfassung ist zu kennzeichnen: Die vom Hersteller erstellte Fassung trägt den Vermerk Originalbetriebsanleitung, jede übersetzte Fassung den Vermerk Übersetzung der Originalbetriebsanleitung. Diese Kennzeichnung ist keine Formalie, sie legt fest, welche Fassung im Zweifel maßgeblich ist.
Verantwortlich für die Richtigkeit der Übersetzung bleibt derjenige, der die Maschine in dem betreffenden Land in Verkehr bringt. Wer übersetzen lässt, delegiert die Arbeit, nicht die Verantwortung. Praktisch heißt das: Sicherheitsrelevante Passagen gehören fachlich gegengelesen, nicht nur sprachlich. Ein Übersetzungsdienstleister ohne Maschinenbau-Hintergrund verwechselt zuverlässig Begriffe wie Schutzeinrichtung, Schutzabdeckung und Verriegelung.
Ein Sonderfall entsteht, wenn ein Händler oder Importeur eine Maschine in einem weiteren Land bereitstellt und dafür übersetzen lässt. Dann trägt er die Verantwortung für diese Fassung und legt sie seiner eigenen Dokumentation bei.
Die digitale Bereitstellung ändert an alldem nichts. Eine Anleitung als PDF hinter einem QR-Code unterliegt derselben Sprachpflicht wie ein gedrucktes Handbuch, inklusive der Pflicht, die Sicherheitsinformationen auf Verlangen kostenlos in Papierform nachzuliefern, und zwar ebenfalls in der Landessprache.
Praxisregeln für mehrsprachige Projekte
- Zielländer im Angebot klären. Die Frage nach dem Aufstellungsort entscheidet über den Übersetzungsaufwand und gehört in die Kalkulation, nicht in die Projektphase.
- Sprachfassung je Dokumentart vertraglich festhalten: Betriebsanleitung deutsch, Projektdokumentation englisch ist eine saubere und übliche Regelung.
- HMI-Texte früh mitdenken. Displaytexte werden regelmäßig vergessen, weil sie im Steuerungsprojekt liegen und nicht in der Redaktion.
- Sicherheitszeichen und Piktogramme sprachneutral wählen, wo es geht, sie reduzieren den Übersetzungsumfang und wirken sofort.
- Alle ausgelieferten Sprachfassungen in die technische Akte legen, mit Revisionsstand und Zuordnung zur Seriennummer.
- Bei Lieferung außerhalb der EU gelten eigene Regeln: die Schweiz verlangt eine ihrer Amtssprachen, Großbritannien Englisch mit UKCA-Kennzeichnung.
Quellen und Normbezug
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: Sprachanforderungen an Betriebsanleitung und Konformitätserklärung
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Anhang III: Informationen und Warnhinweise an der Maschine, Betriebsanleitung
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Anhang V: EU-Konformitätserklärung
- EN ISO 20607: Betriebsanleitung, allgemeine Gestaltungsgrundsätze
- EN ISO 7010: Sicherheitszeichen, sprachneutrale Kennzeichnung
Normausgabestände und harmonisierte Fassungen ändern sich laufend. Prüfen Sie Normnummern und Ausgabestände vor der Anwendung gegen den aktuellen Stand im EU-Amtsblatt. Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Reicht eine englische Betriebsanleitung, wenn im Werk alle Englisch sprechen?
Nein. Die Sprachpflicht knüpft an den Mitgliedstaat an, in dem die Maschine bereitgestellt wird, nicht an die Sprachkenntnisse der anwesenden Personen. Für eine Maschine in Deutschland ist eine deutsche Fassung erforderlich, auch wenn die Betriebssprache des Unternehmens Englisch ist. Zusätzlich eine englische Fassung mitzuliefern, ist selbstverständlich zulässig.
Dürfen projektspezifische Dokumente englisch sein?
Ja. Schnittstellenbeschreibungen, FAT- und SAT-Protokolle, Lastenhefte, Abnahmedokumente und technische Klärungen richten sich an Fachleute beider Seiten und sind keine Betriebsinformation. Wenn die Projektsprache Englisch ist, bleiben sie englisch, halten Sie das im Vertrag fest. Sobald ein solches Dokument aber Bedien- oder Instandhaltungsanweisungen für das Personal des Betreibers enthält, greift die Sprachpflicht wieder.
Muss die EU-Konformitätserklärung übersetzt werden?
Sie muss in der Sprache oder den Sprachen vorliegen, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Maschine in Verkehr gebracht oder bereitgestellt wird. Üblich ist eine zweisprachige Fassung, Ursprungssprache plus Landessprache, auf einem Blatt.
Was gilt für die Wartungsanleitung unserer eigenen Servicetechniker?
Anleitungen, die sich ausschließlich an vom Hersteller beauftragtes Fachpersonal richten, dürfen in einer Sprache abgefasst sein, die dieses Personal versteht. Das ist die Ausnahme, auf die man sich stützen kann, aber nur, solange das Dokument tatsächlich nicht für das Personal des Betreibers bestimmt ist. Sobald der Betreiber selbst wartet, ist es eine ganz normale Instandhaltungsanleitung mit voller Sprachpflicht.
In welcher Sprache müssen die technischen Unterlagen vorliegen?
Für die interne Akte gibt es keine feste Vorgabe. Die Marktüberwachungsbehörde kann jedoch eine Übersetzung in eine für sie verständliche Sprache verlangen. In der Praxis ist es sinnvoll, mindestens die tragenden Dokumente, Risikobeurteilung und Normenliste, in der Sprache des Herstellersitzes zu führen.
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Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und vor der Veröffentlichung fachlich geprüft. Die redaktionelle Verantwortung im Sinne von Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 liegt bei Heinrich Knutas.
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