Welche CE-Dokumente muss ich an den Kunden herausgeben, und welche bleiben intern?
An den Kunden gehen zwingend nur zwei Dokumente: die Betriebsanleitung und die EU-Konformitätserklärung, bei unvollständigen Maschinen stattdessen Montageanleitung und Einbauerklärung. Risikobeurteilung, Berechnungen, Schaltpläne im Detail sowie Prüf- und Validierungsnachweise gehören dagegen in die technischen Unterlagen und bleiben beim Hersteller. Der Kunde hat darauf keinen gesetzlichen Anspruch; vorlegen müssen Sie sie nur der Marktüberwachungsbehörde auf begründetes Verlangen.
Wie viele Dokumente sind wirklich Pflicht?
Die Maschinenverordnung verlangt beim Inverkehrbringen genau zwei mitgelieferte Dokumente: die Betriebsanleitung und die EU-Konformitätserklärung. Dazu kommt die Kennzeichnung an der Maschine selbst: CE-Zeichen und die Angaben auf dem Typenschild.
Alles andere, was in Projekten üblicherweise über den Tisch geht, ist entweder Vertragsleistung oder gehört gar nicht in den Lieferumfang: Risikobeurteilung, Schaltplansätze, Prüfprotokolle, Berechnungen, Normenlisten. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie festlegt, was Sie liefern müssen und was Sie liefern wollen. Was Sie einmal ohne Not herausgegeben haben, wird im nächsten Projekt als Standard erwartet.
Was muss mit der Maschine geliefert werden?
Bei einer Gesamtheit von Maschinen erhält der Kunde eine Konformitätserklärung für die Gesamtanlage. Die Erklärungen der Einzelmaschinen wandern in Ihre technische Akte, und sollten vertraglich bei den Zulieferern eingefordert werden.
Welches Dokument geht wohin?
| Dokument | An den Kunden | In der technischen Akte |
|---|---|---|
| Betriebsanleitung | Pflicht | Ja, alle Sprachfassungen |
| EU-Konformitätserklärung | Pflicht | Ja |
| Einbauerklärung, Montageanleitung | Pflicht bei unvollständiger Maschine | Ja |
| Risikobeurteilung | Nein, keine Pflicht | Ja, vollständig |
| Prüf- und Messprotokolle | Nein | Ja |
| Validierungsnachweis Sicherheitsfunktionen, PL-Berechnung | Nein | Ja |
| Konstruktionszeichnungen, Festigkeitsberechnungen | Nein | Ja |
| Schaltpläne | Soweit für Betrieb und Instandhaltung nötig | Ja, vollständig |
| Liste angewandter Normen und Rechtsvorschriften | Auszug steht in der Konformitätserklärung | Ja, vollständig mit Ausgabestand |
| Konformitätserklärungen zugekaufter Komponenten | Nein | Ja |
| Wartungs- und Ersatzteilinformationen | Pflicht | Ja |
| Software-Quellcode, Steuerungsprogramm | Nein | Nur soweit für die Konformitätsbewertung relevant |
Faustregel: Was der Betreiber braucht, um die Maschine sicher zu betreiben, instand zu halten und seine eigene Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, wird mitgeliefert. Was belegt, wie Sie zur Konformität gekommen sind, bleibt bei Ihnen.
Der Kunde fordert die Risikobeurteilung, was tun?
Warum die technische Akte kein Kundendokument ist
Die technischen Unterlagen erfüllen einen anderen Zweck als die mitgelieferte Dokumentation. Sie belegen gegenüber der Marktüberwachungsbehörde, dass die Konformität methodisch hergeleitet wurde, welche Gefährdungen betrachtet, welche Normen angewandt, welche Nachweise geführt wurden. Adressat ist die Behörde, nicht der Betreiber.
Vorzulegen sind sie auf begründetes Verlangen der Marktüberwachung, in der Regel innerhalb einer von der Behörde gesetzten Frist. Aufzubewahren sind sie mindestens zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen, bei Serienfertigung ab der zuletzt ausgelieferten Einheit.
Daraus folgt zweierlei. Erstens: Ein Kunde, der die Akte verlangt, beruft sich auf kein Recht, das ihm die Maschinenverordnung gibt. Zweitens: Die Herausgabe kann Ihnen schaden, ohne dem Kunden zu nützen. Eine Risikobeurteilung enthält Ihre Konstruktionsentscheidungen, Ihre Bewertungslogik und Ihre Annahmen über den Betrieb: Know-how, das im Wettbewerb Wert hat und im Streitfall gegen Sie verwendet werden kann.
Wo Sie herausgeben, gehört ein Vertraulichkeits- und Eigentumsvermerk auf jede Seite, und der Umfang gehört in den Vertrag statt in eine E-Mail kurz vor der Abnahme.
Praxisregeln für die Übergabe
- Dokumentationsumfang im Angebot benennen, nicht erst bei der Abnahme verhandeln. Eine Zeile im Angebot spart die Diskussion im Projekt.
- Restrisikoliste als Standardantwort auf Kundenforderungen vorbereiten, sie deckt den echten Bedarf des Betreibers ab.
- Bei Verkettung und Gesamtanlagen die Dokumente der Zulieferer vertraglich einfordern, bevor deren Maschinen auf der Baustelle stehen.
- Übergabe protokollieren: welches Dokument, welcher Revisionsstand, welches Datum, an wen. Das ist im Streitfall Ihr einziger Nachweis.
- Sprachfassungen der Betriebsanleitung in die technische Akte legen, nicht nur die deutsche Ursprungsfassung.
- Revisionsstand an die Seriennummer koppeln, damit nach Jahren rekonstruierbar bleibt, welche Fassung zu welcher Maschine gehört.
Quellen und Normbezug
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: Pflichten der Hersteller, technische Unterlagen, Betriebsanleitung
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Anhang III: Informationen und Warnhinweise, Betriebsanleitung
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, Anhang V und VII: EU-Konformitätserklärung, Einbauerklärung
- Betriebssicherheitsverordnung: Gefährdungsbeurteilung des Arbeitgebers
- EN ISO 20607: Betriebsanleitung, allgemeine Gestaltungsgrundsätze
Normausgabestände und harmonisierte Fassungen ändern sich laufend. Prüfen Sie Normnummern und Ausgabestände vor der Anwendung gegen den aktuellen Stand im EU-Amtsblatt. Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Hat der Kunde ein Recht auf die Risikobeurteilung?
Nein. Die Maschinenverordnung gibt ihm keinen Anspruch darauf, sie ist Bestandteil der technischen Unterlagen und bleibt beim Hersteller. Vorlegen müssen Sie sie nur der Marktüberwachungsbehörde auf begründetes Verlangen. Vertraglich kann die Herausgabe vereinbart werden; dann ist sie eine kaufmännische Leistung, keine gesetzliche Pflicht.
Was braucht der Betreiber wirklich für seine Gefährdungsbeurteilung?
Die verbleibenden Risiken, die vorgesehenen Schutzmaßnahmen, die erforderliche Qualifikation des Personals und die notwendige PSA. All das steht in der Betriebsanleitung. Wo der Betreiber mehr Details braucht, ist eine Restrisikoliste der richtige Weg, nicht das vollständige Beurteilungsdokument.
Muss ich vollständige Schaltpläne mitliefern?
Mitzuliefern ist, was für Betrieb und Instandhaltung erforderlich ist, also die Unterlagen, mit denen der Instandhalter Fehler suchen und die Maschine sicher wieder in Betrieb nehmen kann. Der vollständige Konstruktionsdatensatz mit allen Varianten und Fertigungsständen gehört in die technische Akte.
Was gilt bei einer unvollständigen Maschine?
Sie erhält weder CE-Kennzeichnung noch Konformitätserklärung. Mitgeliefert werden Montageanleitung und Einbauerklärung. In der Einbauerklärung sagen Sie zu, die einschlägigen technischen Unterlagen der Behörde auf Verlangen zu übermitteln, dem Kunden gegenüber besteht diese Pflicht nicht.
Kann ich die Betriebsanleitung nur als Download bereitstellen?
Die Maschinenverordnung erlaubt die digitale Bereitstellung. Sie müssen dann angeben, wie die Anleitung abgerufen wird, sie über die erwartete Lebensdauer der Maschine verfügbar halten und die Sicherheitsinformationen auf Verlangen kostenlos in Papierform nachliefern. Bei nicht-berufsmäßigen Nutzern sind Sicherheitsinformationen ohnehin in Papierform beizulegen.
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Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und vor der Veröffentlichung fachlich geprüft. Die redaktionelle Verantwortung im Sinne von Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 liegt bei Heinrich Knutas.
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