Welche technischen Unterlagen benötigt eine Maschine?
Die technischen Unterlagen umfassen alles, was die Konformität der Maschine belegt: Gesamtzeichnung und Schaltpläne, Risikobeurteilung, Berechnungen und Prüfprotokolle, Liste der angewandten Normen und Rechtsvorschriften, Betriebsanleitung sowie die Konformitätserklärung. Sie bleiben beim Hersteller und müssen der Marktüberwachungsbehörde auf begründetes Verlangen vorgelegt werden, mindestens 10 Jahre lang.
Was gehört in die technischen Unterlagen?
Was bekommt der Kunde, was bleibt beim Hersteller?
| Dokument | Mit der Maschine geliefert | In der technischen Akte |
|---|---|---|
| Betriebsanleitung | Ja | Ja |
| EU-Konformitätserklärung | Ja | Ja |
| Risikobeurteilung | Nein | Ja |
| Konstruktionszeichnungen, Berechnungen | Nein | Ja |
| Prüfprotokolle, PL-Nachweise | Nein | Ja |
| Schaltpläne | Soweit für Betrieb und Instandhaltung nötig | Ja, vollständig |
| Ersatzteil- und Wartungsinformationen | Ja | Ja |
Die technische Akte ist kein Kundendokument. Sie belegt gegenüber der Marktüberwachung, dass die Konformität methodisch hergeleitet wurde.
Wer muss die Unterlagen bereithalten und wie lange?
Bereithalten muss sie der Hersteller. Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, muss ein in der Union ansässiger Bevollmächtigter benannt sein, der die Unterlagen auf Verlangen vorlegen kann. Diese Person wird in der Konformitätserklärung genannt.
Die Frist beträgt mindestens 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen. Bei Serienprodukten beginnt sie mit der zuletzt ausgelieferten Einheit.
Die Unterlagen müssen nicht körperlich an einem Ort liegen. Sie müssen aber auf begründetes Verlangen der Marktüberwachungsbehörde innerhalb einer angemessenen Frist vollständig vorgelegt werden können. In der Praxis scheitert das seltener am Fehlen einzelner Dokumente als daran, dass niemand weiß, wo die Fassung liegt, die zur ausgelieferten Maschine gehört.
Deshalb: Versionsstand der Unterlagen an die Seriennummer koppeln. Wer nach acht Jahren nicht mehr rekonstruieren kann, welcher Softwarestand und welche Schaltplanrevision zu Maschine 0247 gehörten, hat die Unterlagen faktisch nicht.
Quellen und Normbezug
- Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, technische Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- EN ISO 12100: Risikobeurteilung und Risikominderung
- EN 60204-1: Elektrische Ausrüstung von Maschinen, Prüfungen
- EN ISO 20607: Betriebsanleitung, allgemeine Gestaltungsgrundsätze
Normausgabestände und harmonisierte Fassungen ändern sich laufend. Prüfen Sie Normnummern und Ausgabestände vor der Anwendung gegen den aktuellen Stand im EU-Amtsblatt. Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Muss ich dem Kunden die Risikobeurteilung geben?
Nein. Sie ist Bestandteil der technischen Unterlagen und bleibt beim Hersteller. Der Kunde erhält die daraus abgeleiteten Restrisiken über die Betriebsanleitung. Vertraglich kann eine Herausgabe natürlich vereinbart werden, verpflichtend ist sie nicht.
In welcher Sprache müssen die technischen Unterlagen vorliegen?
Für die interne Akte gibt es keine Vorgabe wie bei der Betriebsanleitung. Die Behörde kann aber eine Übersetzung in eine für sie verständliche Sprache verlangen. Betriebsanleitung und Konformitätserklärung unterliegen der Sprachpflicht des Bestimmungslandes.
Reicht eine digitale Ablage?
Ja. Entscheidend ist, dass die Unterlagen vollständig, eindeutig einer Maschine zuzuordnen und über die gesamte Frist lesbar sind. Achten Sie auf Dateiformate, die in zehn Jahren noch geöffnet werden können.
Was ist bei einer Gesamtheit von Maschinen zu tun?
Der Hersteller der Gesamtanlage führt eine eigene technische Akte für die Gesamtanlage. Die Unterlagen und Erklärungen der Einzelmaschinen werden Bestandteil dieser Akte, deshalb sollten Sie ihre Übergabe vertraglich vereinbaren.
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