Start › Ratgeber › Digitale Betriebsanleitung ab 2027: QR-Code-Anforderungen

Darf ich die Betriebsanleitung ab 2027 nur noch digital liefern?

Ja. Nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist die digitale Betriebsanleitung die zulässige Standardform, aber an Bedingungen geknüpft: mindestens 10 Jahre online verfügbar, Zugang per QR-Code oder URL an der Maschine, herunterladbar, druckbar und speicherbar. Käufer können innerhalb von 12 Monaten kostenlos eine gedruckte Fassung verlangen, die binnen 30 Tagen zu liefern ist. Für nicht-professionelle Nutzer bleibt Papier Pflicht.

Inhalt
  1. Welche Bedingungen muss die digitale Anleitung erfüllen?
  2. Welche Anforderungen muss der QR-Code an der Maschine erfüllen?
  3. Muss ich weiterhin eine Papieranleitung mitliefern?
  4. Was ändert sich gegenüber der Maschinenrichtlinie?
  5. Was ist der praktische Nutzen für Maschinenhersteller?

Welche Bedingungen muss die digitale Anleitung erfüllen?

✓ Mindestens 10 Jahre online verfügbarGerechnet ab dem Inverkehrbringen der Maschine. Das ist eine Verpflichtung an Ihre IT-Infrastruktur, nicht nur an die Dokumentation.
✓ Zugang an der Maschine angebrachtQR-Code oder URL, dauerhaft lesbar am Produkt selbst, nicht nur im Lieferschein oder auf der Verpackung.
✓ Herunterladbar, speicherbar und druckbarDer Nutzer muss die Anleitung lokal sichern und ausdrucken können. Eine reine Online-Ansicht ohne Downloadmöglichkeit genügt nicht.
✓ Papierfassung auf VerlangenInnerhalb von 12 Monaten nach dem Kauf kann der Käufer kostenlos eine gedruckte Anleitung verlangen. Lieferfrist: 30 Tage.
✓ Sicherheitsinformationen immer in PapierformDie sicherheitsrelevanten Informationen sind der Maschine unabhängig von der digitalen Fassung in Papierform beizulegen.
✓ Sprache des BestimmungslandesDie digitale Bereitstellung ändert nichts an der Pflicht, in der Amtssprache des Mitgliedstaats zu liefern, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird.

Welche Anforderungen muss der QR-Code an der Maschine erfüllen?

✓ Dauerhaft und lesbarBeständig gegen die am Einsatzort zu erwartenden Einflüsse: Reinigungsmittel, Öl, Abrieb, UV-Strahlung. Ein aufgeklebtes Papieretikett hält das selten 10 Jahre aus.
✓ An zugänglicher StelleDort angebracht, wo der Bediener ihn ohne Öffnen von Schutzeinrichtungen und ohne Werkzeug scannen kann.
✓ Ausreichend groß und kontrastreichScanbar aus üblichem Abstand unter den Lichtverhältnissen am Aufstellort.
✓ Stabile Ziel-URLDer Link muss 10 Jahre gültig bleiben. Verwenden Sie eine eigene, versionsunabhängige URL statt eines Links auf ein konkretes Dateiablage-Verzeichnis.
✓ Klartext-URL zusätzlichNeben dem QR-Code die URL im Klartext angeben, damit die Anleitung auch ohne Scanner erreichbar ist.
✓ Maschinenidentifikation im ZielDie aufgerufene Seite sollte eindeutig erkennen lassen, für welchen Maschinentyp und welche Seriennummer die Anleitung gilt.

Muss ich weiterhin eine Papieranleitung mitliefern?

Schritt 1
Handelt es sich beim Nutzer um einen nicht-professionellen Verwender (Verbraucher)?
JaPapieranleitung ist Pflicht. Die digitale Form allein genügt nicht.
NeinWeiter zu Schritt 2.
Schritt 2
Sind sicherheitsrelevante Informationen betroffen?
JaDiese sind der Maschine in Papierform beizulegen, auch wenn die vollständige Anleitung digital bereitgestellt wird.
NeinWeiter zu Schritt 3.
Schritt 3
Verlangt der Käufer innerhalb von 12 Monaten nach dem Kauf eine gedruckte Fassung?
JaKostenlos liefern, spätestens innerhalb von 30 Tagen.
NeinDigitale Bereitstellung genügt, sofern alle Bedingungen aus der Checkliste erfüllt sind.

Was ändert sich gegenüber der Maschinenrichtlinie?

AspektMaschinenrichtlinie 2006/42/EGMaschinenverordnung (EU) 2023/1230
StandardformPapierDigital zulässig
VerfügbarkeitNicht geregeltMindestens 10 Jahre online
ZugangBeiliegendQR-Code oder URL an der Maschine
Papier auf VerlangenNicht geregeltKostenlos, 12 Monate lang, Lieferung binnen 30 Tagen
VerbraucherPapierPapier bleibt Pflicht
SicherheitsinformationenPapierPapier bleibt Pflicht

Was ist der praktische Nutzen für Maschinenhersteller?

Der offensichtliche Vorteil ist der Wegfall von Druck- und Versandkosten. Der größere Hebel liegt aber in der Aktualität: Korrekturen und Ergänzungen erreichen den Nutzer sofort, ohne dass ein Nachdruck ausgeliefert werden muss.

Dem steht eine neue Dauerpflicht gegenüber. Wer digital ausliefert, muss die Anleitung zehn Jahre lang online halten, für jede ausgelieferte Maschinengeneration, mit stabiler URL und ohne Lücken bei Serverwechseln oder Website-Relaunches.

Planen Sie diese Verfügbarkeit wie eine Produkteigenschaft, nicht wie eine Marketingseite. Ein Relaunch der Firmenwebsite, der alte URLs bricht, ist unter der MVO ein Konformitätsproblem.

Quellen und Normbezug

Normausgabestände und harmonisierte Fassungen ändern sich laufend. Prüfen Sie Normnummern und Ausgabestände vor der Anwendung gegen den aktuellen Stand im EU-Amtsblatt. Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lange muss die digitale Anleitung online verfügbar sein?

Mindestens 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen der Maschine.

Reicht ein Link auf einen Cloud-Speicher?

Technisch möglich, praktisch riskant. Die URL muss zehn Jahre stabil bleiben, und der Zugriff darf keine Registrierung oder Zustimmung zu Nutzungsbedingungen erfordern. Eine eigene, dauerhaft kontrollierte Adresse ist der sicherere Weg.

Darf ich den QR-Code auf die Verpackung drucken statt an die Maschine?

Nein. Der Zugang muss an der Maschine selbst angebracht sein. Verpackungen werden entsorgt, die Maschine bleibt jahrzehntelang im Einsatz.

Was passiert, wenn ein Kunde nach 14 Monaten eine gedruckte Anleitung verlangt?

Der Anspruch auf eine kostenlose gedruckte Fassung besteht innerhalb von 12 Monaten nach dem Kauf. Danach besteht er nicht mehr. Sie dürfen die Anleitung dann kostenpflichtig anbieten.

Gilt das auch für Maschinen, die vor 2027 in Verkehr gebracht wurden?

Nein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Inverkehrbringens. Vor dem 20.01.2027 in Verkehr gebrachte Maschinen bleiben nach der Maschinenrichtlinie zu dokumentieren.

Heinrich Knutas
Heinrich Knutas
Ingenieur für Maschinensicherheit
Gründer von Kaidoc.app · CEO von Knutec.de · LinkedIn

Begleitet seit Jahren CE-Projekte im Maschinen-, Anlagen- und Sondermaschinenbau. Daraus ist Kaidoc.app entstanden, eine Software für normorientierte CE-Dokumentation. Über Knutec.de gibt es dieselbe Arbeit als persönliche Dienstleistung.

Noch eine Frage offen?

Schreiben Sie mir kurz, worum es in Ihrem Projekt geht. Eine erste Einschätzung bekommen Sie kostenlos und unverbindlich zurück.

Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und vor der Veröffentlichung fachlich geprüft. Die redaktionelle Verantwortung im Sinne von Art. 50 Abs. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 liegt bei Heinrich Knutas.

Selbst erstellen oder erstellen lassen
Betriebsanleitung, Risikobeurteilung und EU-Konformitätserklärung nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Mit Kaidoc.app erstellen Sie die Unterlagen selbst, entlang der Normvorgaben statt aus Altprojekten zusammenkopiert. Fehlt dafür die Zeit, übernimmt Knutec.de das Projekt als Dienstleistung.
Alle Pflichtkapitel angelegtNormen und Fristen aktuell hinterlegtWord und PDF, frei editierbar
30 Tage kostenlos testen

Keine Kreditkarte nötig. Ein komplettes Projekt zum Ausprobieren.

Lieber machen lassen?

Zu Verfügbarkeit, Download und Papierpflicht der digitalen Anleitung gibt es bei Knutec eine ausführliche Einordnung.

Zur Dienstleistung bei Knutec

Weiterlesen

Ist ein Software-Update eine wesentliche Veränderung nach der Maschinenverordnung? Was bedeutet Anhang I Teil A und Teil B statt Anhang IV? Wann wird ein Umbau zur wesentlichen Veränderung und braucht eine neue CE-Kennzeichnung?
© 2026 Knutec · DSGVO-konform · Server in Deutschland Startseite Ratgeber Kontakt